Bestuursreglement van de Watersportvereniging Zandvoort (hierna te noemen WVZ) als ter bestuursvergadering vastgesteld op 9 juni 2021
I. Algemeen
Dit reglement geldt als aanvulling op de statuten. Bij strijd tussen dit reglement en de inhoud van de statuten, prevaleren de bepalingen van de statuten.
II. Samenstelling en werkwijze
1. Het bestuur is, met inachtneming van het bepaalde in de statuten, zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar kunnen functioneren als goede bestuurders en toezichthouders en adviseurs.
2. Iedere bestuurder heeft één stem. Meervoudig stemrecht is niet van toepassing.
3. Het bestuur draagt zorg voor een evenwichtige samenstelling van het bestuur, passend bij het in de statuten genoemde doel van de Vereniging en indachtig de wettelijke eisen ten aanzien van de representatie van de door haar vertegenwoordigde rechthebbenden. Het bestuur zal een profielschets vaststellen waarin de omvang van het bestuur en de vereiste kwaliteiten van de bestuurders worden beschreven. Het bestuur evalueert de profielschets periodiek, maar in ieder geval bij het ontstaan van een vacature.
4. Het bestuur zal een gefaseerd rooster van aftreden vaststellen en in de ledenvergadering hierover verantwoording afleggen. Bij afloop van een benoemingstermijn beraadt het bestuur zich over de wenselijkheid van herbenoeming. Daarbij wordt gekeken naar het functioneren van de betrokkene en de vraag of vernieuwing wenselijk is.
5. Het bestuur vergadert en besluit conform het bepaalde in de statuten. Bij frequente afwezigheid worden de betreffende bestuursleden daarop aangesproken.
6. Het bestuur bespreekt periodiek de gang van zaken van de Vereniging.
7. Voor uitgaven vanaf EUR 5.000,- worden meerdere offertes opgevraagd, indien mogelijk. Bij het aangaan van grote en/of risicovolle investeringen wordt de besluitvorming gedegen onderbouwd en vastgelegd.
8. De vereniging hanteert het vier-ogen principe voor alle uitgaven. Dit betekent dat overboekingen/betalingen altijd door twee bestuursleden moeten worden goedgekeurd. Naast de penningmeester heeft minimaal één ander bestuurslid altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
9. Tenminste eenmaal per jaar overlegt en besluit het bestuur over de financiële stand van zaken. Hiertoe behoren de begroting, de jaarrekening en de binnen de Vereniging gehanteerde systemen van administratieve organisatie en interne controle. Alle bestuursleden ontvangen een afschrift van alle rapportages van de kascommissie.
10. Het bestuur streeft ernaar om risico’s voor de vereniging te minimaliseren. Wanneer een risico wordt geïdentificeerd bepaalt het bestuur de te nemen maatregelen en legt deze separaat vast.
11. Het bestuur draagt zorg voor jaarlijkse evaluatie van het eigen functioneren. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voortkomende afspraken worden vastgelegd.
III. Onafhankelijkheid en tegenstrijdige belangen
1. Onder een tegenstrijdig belang in de zin van dit reglement wordt in ieder geval, maar niet uitsluitend, verstaan:
- a. Besluiten betreffende het betreffende bestuurslid zelf, zijn echtgenoot of geregistreerd partner, zijn bloed- en aanverwanten (in de rechte lijn onbeperkt en in de zijlijn tot in de tweede graad) of aan hem gelieerde rechtspersonen in de zin van art. 2:24a BW;
- b. Alle overige zaken waarvan het bestuur conform dit reglement vaststelt dat sprake is van een tegenstrijdig belang.
2. Indien een bestuurslid een tegenstrijdig belang heeft met de Vereniging, meldt hij dat tegenstrijdig belang aan het bestuur en is hij bij de besluitvorming ten aanzien van het betreffende onderwerp van stemming uitgesloten en is hij niet bevoegd de Vereniging, alleen dan wel tezamen met een of meer medebestuurders, ter zake te vertegenwoordigen.
3. Indien één of meer bestuursleden van mening zijn dat één of meer bestuursleden een tegenstrijdig belang met de Vereniging hebben, dan melden zij dit aan het bestuur. In een dergelijk geval ziet de Voorzitter erop toe dat op de kortst mogelijke termijn in een bestuursvergadering wordt gestemd over de vraag of een tegenstrijdig belang bestaat.
4. Beslist het bestuur dat sprake is van een tegenstrijdig belang, dan is lid 2 vervolgens van overeenkomstige toepassing.